Cara Downgrade Google Apps for Business

Bisakah pengguna Google Apps for Business kembali ke versi Google Apps for Free? Saya mendapat pertanyaan seperti itu dari klien saya yang secara tidak sengaja memencet tombol UPGRADE di panel kontrol.

Otomatis dia akan kena tagihan $50 per akun per tahun. Padahal di dalam Google Apps yang dia kelola ada 50 akun email milik staff perusahaan. Maka ketidaksengajaannya tadi akan berakibat keluarnya uang 50 x $50 = $2500 per tahun! 31 juta rupiah!

Klien saya tadi panik lalu meminta bantaun saya bagaimana mengembalikan Google Apps for Business ke Google Apps for Free. Pokoknya harus bisa. Itu pesan dia. Karena tentu saja perusahaan tidak akan menyetujui mengeluarkan uang untuk berlangganan email. Lha wong berlangganan hosting saja bosnya minta yang paling murah! Hehehe…

Mengembalikan Google Apps for Business ke Google Apps for Free, Bisa!

Ya, ternyata bisa! Wah alangkah girangnya klien saya tadi. Tidak jadi dimarahi bosnya. Hoho…

Menurut Google Apps Documentation & Support ini, Google Apps for Business bisa dikembalikan ke Google Apps for Free dengan catatan bahwa sebelumnya kita memang mendaftar versi free, lalu sedang dalam masa percobaan 30 hari setelah upgrade ke versi berbayar.

Maka kita bisa membatalkan berlangganan Google Apps for Business dan kembali ke Google Apps for Free. Caranya login dulu ke dashboard Google Apps, kemudian klik icon BILLING, lalu pada halaman selanjutnya klik icon bulatan dicoret yang terletak pada sudut kanan atas, persis di bawah icon setting.

cancel-google-apps-for-business

Pada halaman selanjutnya akan ada konfirmasi antara downgrade dan cancel. Maka pilih downgrade kemudian klik tombol “Continue”.

downgrade-google-apps

Dengan kembali ke Google Apps gratisan, maka jumlah akun maksimal yang bisa dibuat akan kembali seperti sedia kala. Jika pada saat mendaftar dulu dapat jatah 100 akun maka akan kembali mendapat 100 akun. Jika sebelumnya mendapat 50 akun maka akan kembali mendapat 50 akun. Makin dulu mendaftarnya maka jatahnya semakin besar. Seingat saya pada awal-awal Google Apps dulu jatahnya 250 akun gratis lalu yang terakhir tinggal 10 akun dan kemudian pendaftaran versi gratis dihentikan.

Bagaimana jika sudah lewat masa trial 30 hari?

Jika sudah habis masa trial 30 harinya, maka akun Google Apps for Business tidak bisa dikembalikan ke Google Apps for Free. Apalagi jika sejak awal tidak pernah mendaftar yang versi gratisan. Kan yang versi gratisan ini sudah ditutup Google sejak akhir 2012 lalu. Maka selamanya harus berlangganan Google Apps for Business.

Alternatif Google Apps for Business yang Lebih Murah

Bagaimana jika sudah terlanjur pakai Google Apps for Business tapi perusahaan sudah tidak sanggup membayar tagihannya yang membengkak akibat makin banyaknya jumlah user?

Stop berlangganan Google Apps for Business, lalu beralihlah ke dedicated server atau setidaknya virtual private server. Lalu pasang aplikasi email seperti Zimbra. Atau bisa dipasangi cPanel, sekalian buat server hosting dan emailnya bisa pakai webmail internal cPanel. Kapasitas penyimpanannya bisa diset sesuai kebutuhan. Mau sebesar Google Apps for Business juga bisa πŸ™‚

Tapi ya gitu, untuk interface memang harus diakui Google Apps for Business jauh lebih bagus. Tapi kan sekarang ini sudah gak musim buka email dari webmail. Pasti lebih banyak buka pake email clients kan, baik yang ada di laptop, maupun yang ada di HP Android, iPhone maupun Blackberry. Maka faktor kenyamanan user interfaceΒ dari si webmail bisa diabaikan.

Dari sisi budget, berlangganan dedicated server maupun virtual private server pasti lebih murah jika jumlah akun yang dikelola ada banyak. Pemeliharaan server juga tidak seribet seperti jaman dulu. Sekarang ini perusahaan hosting sudah menyediakan jasa managed service. Pelanggan tidak duduk manis menikmati apa yang sudah dibayarnya πŸ˜‰

7 Comments

  1. mwahyunz 12/01/2014
  2. budi majid 12/01/2014
  3. ndop 13/01/2014
  4. Aryo Seno 15/01/2014
  5. riyanto 17/01/2014
  6. Sawali Tuhusetya 19/01/2014
  7. Miftah Afina 30/01/2014

Leave a Reply